Instrukcioj por sukcesa kongreso

Libera Folio: Kial vi trovis, ke oni bezonas krei instrukcion por organizantoj de Esperanto-aranĝoj?

Łukasz Żebrowski: — En la junulara Esperanto-movado aktivuloj sufiĉe rapide ŝanĝiĝas. Aperas ĉiam novuloj kiuj ne havas spertojn en organizado, dum spertaj homoj sufiĉe ofte post iom da tempo malaperas. Tial valoras havi tiujn spertojn en formo de tiaj dokumentoj - klaraj, facile kompreneblaj kaj tuj uzeblaj.

— Kiam oni faras eĉ ĉiujaran kaj stabilan renkontiĝon, kiel ekzemple JES [la Junulara Esperanto-Semajno de Pola Eperanto-Junularo kaj Germana Esperanto-Junularo, red.], oni efektive ĉiujare konstruas la teamon denove. En tiaj aranĝoj kutime triono aŭ eble eĉ duono de organizantoj estas novaj en la teamo. Tiuj kiuj jam havas iujn spertojn, sufiĉe ofte ŝatas ŝanĝi rolojn kaj tiel en unu jaro okupiĝi pri novuloj, en alia pri administrado ktp. Pro tio multan tempon prenas klarigado de taskoj al homoj, kiuj ĵus prenis novan funkcion kaj foje eĉ ne vere havas imagon kion kaj kiam ili devos fari. La tasklistoj celas helpi ĝuste en tiu konsciigo al organizantoj kiuj estas iliaj taskoj kaj ĝis kiam ili devas esti faritaj.

Kiu kunlaboris por krei la instrukcion? Kiaj pozitivaj kaj negativaj spertoj utilis en la laboro?

— Plej multan laboron en la projekto faris Tina Tišljar, Rolf Fantom kaj mi, sed kompreneble ĝi ne povus kreiĝi sen kontribuo de organizantoj de kelkaj Esperanto-aranĝoj. Ĉefe temas pri organizantoj de la 65-a IJK en Liberec, al kiuj poste aldoniĝis spertoj de aliaj teamoj organizantaj IJK-ojn kaj JES-ojn. Fakte la IJK en Liberec estis ĝuste tiu kongreso, kiu instigis la kreadon de la projekto. Tiam ĝi estis sufiĉe eksterordinara, ĉar organizata de 3 landaj organizoj (ĉeĥa, germana kaj pola) kaj kun homoj de 7 nacioj en la teamo. Tiu tre malloka karaktero de la organiza teamo necesigis vere bonan kunordigadon kaj taskodividon, por ke la kongreso povu bone okazi sen eĉ unu fizika kunsido de la kompleta organiza teamo.

Kiajn bazajn erarojn, laŭ via espero, organizantoj evitos helpe de tiu nova ilo?

— La projekto estas kreita ĝenerale por Esperanto-aranĝoj, do kompreneble oni ĉiam devas memori, ke necesas almenaŭ iom konformigi ĝin al cirkonstancoj de konkretaj evento kaj teamo. Certe estas pluraj problemoj, kiujn neniel eblas antaŭvidi, sed estas ankaŭ nemalmultaj, kiujn eblas eviti, se oni pri ili konscias kaj memoras solvi.

— Ofta problemo estas manko de klareco kiu homo pri kiuj specifaj taskoj okupiĝas. Ekzemple povas esti ne klare kiu estas respondeca pri tio, ke surloke estu preparita bona programtabulo. Ĉu tiu, kiu preparas la programon aŭ tiu, kiu respondecas pri la informado al la partoprenantoj? La taskolisto atribuas tiajn taskojn al konkretaj postenoj.

Sed se la problemo estas manko de respondeculo, ĉu taskolisto helpos trovi tiun?

— Kompreneble, la projekto estas nur helpilo, do oni povas facile interkonsenti fari alimaniere kaj simple noti tion en la dokumento, tamen jam apero de tiu tasko en kontrollisto malebligas, ke oni forgesu pri tio kaj ekpensu nur je komenco de la evento. Oni tuj vidas tiun mankon, kaj do evitas oftan problemon, kiam ĉiuj pensas, ke "iu faros".

— Alia kategorio estas taskoj facile forgeseblaj, kies konsekvencoj povas esti tre ĝenaj. Ekzemple facilas forgesi, ke iom antaŭ la renkontiĝo oni devas certigi ŝanĝomonon por akceptejo, drinkejo aŭ gufujo. Tio ne nepre devas esti problemo, se oni organizas eventon en granda urbo kaj en normalaj labortagoj. Pli ĝena ĝi povas evidentiĝi, se oni estas en iu fora loko kaj la evento komenciĝas ekzemple kristnaske. Tiaspecajn erarojn eblas eviti ĝuste havante kontrolliston.

— Krome la projekto helpas ankaŭ en strukturigo de la teamo, ĉar ĝi proponas iun konkretan, elprovitan skemon de la teamo, kiun oni povas konformigi al siaj kondiĉoj. La kontrollistoj helpas ankaŭ al ĉeforganizanto al kiu estos pli facile memori kion kaj kiam postuli de la koncernaj respondeculoj.

Retejo de TEJO: Tasklisto por organizaj teamoj